清理你的任務(wù)列表，更少內(nèi)疚，更多效率
當(dāng)被工作和壓力壓垮的時候，你的任務(wù)清單就會非常容易變得難以控制。一個稀松的任務(wù)清單，就是壓力的來源和無用的努力。給你的任務(wù)清單減肥吧。
一個沒有組織、沒有重點的任務(wù)清單比沒有任務(wù)清單還要阻礙效率。如果你壓根沒有任務(wù)清單，你會去做讓你感到最急迫的事情，也許它并不是一個緩解壓力的方法，但是它簡潔而干凈。一個和小說一樣大小的任務(wù)清單，卻很是讓人困惑，它不會告訴你什么才是重要和緊急的，卻會通過許許多多不完整的和沒有頭緒的事情分散你的時間，削弱你的創(chuàng)造力。是時候密切注意你的任務(wù)清單，做些修剪了。
定義你的任務(wù)清單的界限，找出什么是該修剪的
如果問你你的任務(wù)清單是用來干嘛的？你可能會回答說”將我要做的事情寫下來啊”。但是如果問你它不是用來干嘛的？你會怎么回答呢？每一個人都有”將要干的事情寫下來”這一部分，但是沒有定義任務(wù)列表的邊界和范圍的話，它就會變的事實上不是那么回事。分辨出你的任務(wù)列表上如下的部分，將它們刪除掉。
你的任務(wù)列表不是一個垃圾場。你不應(yīng)該將你的任務(wù)列表當(dāng)成是你的頭腦風(fēng)暴的捕捉地。各種形式的捕捉–記錄你的偶然的想法，瑣碎的信息和計劃–是一個非常好的習(xí)慣，但是如果你將它們放進你的任務(wù)列表，你就相當(dāng)于還沒有卷起袖子就把你自己扔到公交車下面。你的任務(wù)清單一定要和你使用的捕捉工具分開。瀏覽你的列表將列表上”已經(jīng)廢棄”的項目轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆踊蛘邉h除它。
你的任務(wù)列表不是一個愿望清單。不要將你想要做的事情放到愿望清單上。三思而后行，這才是任務(wù)列表的開始。任務(wù)列表上的事情都是需要完成的。你希望將你的后院美化的鳥語花香？這只是個愿望，不是個必須的任務(wù)。除非這個周末你計劃開始后院的項目，你有具體的任務(wù)去做–購買當(dāng)?shù)氐囊盎ɑㄗ眩阉鼈兎N到地里–這才是屬于你的任務(wù)列表上的事情。
問題并不是你不能有美好的愿望和計劃，相反這些是非常重要的，問題是它們不屬于你馬上要去做的任務(wù)清單。將它們放在”哪一天/可能”條目下，將它們寫在索引卡片上，放入特定的盒子里，一個月查看一遍，但是不能把它們放在行動清單上。你的任務(wù)清單不是為了鳥語花香的花園的白日夢準備的，它是為目前需要無條件的要去做的事情準備的，這樣你才可以享受未來在花園里的悠閑時光。
你的任務(wù)列表上不是模棱兩可的任務(wù)。絕不要，也永遠不要將一個別人會誤解，不清楚的任務(wù)放到你的任務(wù)列表里。”有關(guān)電腦的事情”、”打掃衛(wèi)生”和”給Bill發(fā)郵件”都是模棱兩可的，不容易轉(zhuǎn)化成行動的任務(wù)。如果你不在現(xiàn)場，你的同事需要接手今天的任務(wù)，他們能夠多清楚的推斷出他們要給Bill發(fā)一個什么樣的郵件呢？絕對不要依賴你的記憶去填滿你的任務(wù)列表的裂縫。不僅僅是因為這是一個錯誤的練習(xí)–記憶并不完美–更重要的是這樣會浪費你的時間。你不應(yīng)該在每次查看你的任務(wù)列表的時候再花費1-2秒來回憶究竟你要給Bill發(fā)一個什么內(nèi)容的郵件。你的任務(wù)列表應(yīng)該只包含可以以清楚的方式直接行動的任務(wù)。”給Bill發(fā)郵件詢問關(guān)于某個項目的花費報告，索要客戶的賠償復(fù)印件”是一個清晰的任務(wù)，別人也可以幫助你來完成。瀏覽你的任務(wù)列表，清除那些模棱兩可的任務(wù)。
你的任務(wù)列表不是為了激發(fā)動力。你的任務(wù)列表不是一個激發(fā)動力的工具。不要把特別簡單的任務(wù)放在上面僅僅是為了核對它。不要把不明確的習(xí)慣性的任務(wù)放在上面，例如”鍛煉”或者”一天喝八杯水”。鍛煉和保持足夠的水分當(dāng)然很重要，但是它們并不是每日嚴格的任務(wù)，重要的是它們會沖淡你的任務(wù)列表的重要性。當(dāng)你審視你的列表的時候，你應(yīng)該很有把握的確定你的任務(wù)列表上的下一步行動都是在有效地利用你的時間。你的列表上的任務(wù)應(yīng)該是緊急而重要的。而不應(yīng)該是不要緊的事情。你把事情寫下來的目的是你想要集中精力以實際的方式完成它，不是因為你喜歡盯著一張紙，記起來你在工作的一周里如何沒有時間去健身館。
你的任務(wù)列表不是任務(wù)的墳?zāi)埂?/span> 尤其是，不要把任務(wù)放在那里消磨到死，你也會因為沒有完成它們而感到內(nèi)疚。如果一個任務(wù)在你的列表上已經(jīng)延誤了一段時間，沒有完成，你不會因此而被解雇、沒收房產(chǎn)、遷走你的愛犬，那很有可能是這個任務(wù)不夠重要和不夠緊急。我們沒有人有足夠的時間來做完我們想要做的事情。將這些過期的任務(wù)放入你的任務(wù)列表是根本沒有道理的。這些建議你也許并不同意，但是不斷的將過期的任務(wù)簡單的劃掉而不去完成它，等同于失敗。知道什么是不重要的，不值得你去花費精力的和知道什么時間自己該承諾什么任務(wù)是一樣重要的。
如果你頭腦中抱著上面的提醒花時間瀏覽一下你的任務(wù)列表，你肯定會找到一些–如果不是許多許多的屬于其他地方的任務(wù)，或者根本不是任務(wù)，或者時間太長足以退休的任務(wù)。你的任務(wù)列表不是一個簡單的列表–它是你對自己要完成事情、做一個有效率的人的承諾。今天就花些時間來修建你的任務(wù)列表，確保你的任務(wù)都是重要的，是你應(yīng)該投入精力的地方。
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